株式会社ピボット シニア・コンサルタント 豊崎 康弘
前号では、採用部門で共通して見られる３つの問題―不定期な異動と引継ぎの困難、未経験者によるリーダー就任、新人育成の後回し―をご紹介しました。
今号では、こうした構造が引き起こす典型的な問題・症状と、弊社が実際にご支援する際の「あまり手をかけない解決の手段」をご紹介します。
※前号（5/8）：後回しにされがちな「社内ナレッジ」の問題（前編）
https://www.pivot-inc.co.jp/260508/
―――――――――――――――――――――――――――
ナレッジの希薄化が生む問題症状
―――――――――――――――――――――――――――
【１】引継ぎ書類の不在
前号で取り上げた「引継ぎの問題」には、もう一段深い根があります。
そもそも「引き継ぐべきナレッジ」が書類化されていないケースが大半です。
ドキュメントがないので「経験とカン」に頼らざるを得ない → 経験値で業務を回すのでドキュメント化しにくい・・・悪循環が続きます。
【２】戦略ペーパーの使いまわし
市場観のような「暗黙知」は埋もれてしまう一方、必ず引き継がれていく書類があります。＜振返りペーパー＞＜戦略書類＞などと言われます。
現在どの企業でも「新年度版の書類」を作成中かと思います。しかし実際に行っているのは、ほとんどの場合「昨年のパワポの上書き」「何年間も使いまわされた数値の更新」なのです。
そこには、中長期的なトレンド変化や、現代的なマーケティングに必要な視点・指標は入ってきません。
【３】チームリーダー依存の「戦略のブレ」
前年踏襲で何年も進んでしまうサイクルに、楔を入れるチャンスがあります。
他部門からコンバートされた「問題意識に満ちた」リーダーの就任です。
営業部門や商品マーケティングの世界から見ると日本の採用活動は「なぜこうなっているのか？」「もっと効率化できるはず」と思われることが多々あります。
ご認識はおおむね正しいのですが、「あるべき論」で進めた改革が市場から浮いてしまうケースも多いのです。
「ピントのずれた（残念な）改革」はパターンがだいたい決まっています。
〇選考日程の過剰な早期化
〇（逆に）「正しい」採用日程、政府指針への固執
〇企業広告・マス対策など効果の薄い予算化 など
一度舵を切った改革の見直しには、リーダー様ご自身の「肌感のアップデート」か「次のリーダー着任」を待つことになります。
―――――――――――――――――――――――――――
手軽な打ち手としての「個別相談ミーティング」
―――――――――――――――――――――――――――
挙げてきた問題・症状は根が深いものです。また改善の工数や予算をかけられないからこそ、今の状況に陥っています。
こうした状況に対し、弊社がある意味「雑」なやり方で、しかし確信を持ってご提供するのは
〇とにかくなんでも＜打合せ＞で解いてしまう
〇早めに第三者を巻き込んでしまう
やり方です。
厳密化・構造化を追求せず、ラフに早い段階から「毎回の打ち合わせで小さな結論を積み重ねる」アジャイル型のアプローチになります。
実際の進め方は文字通り多様ですが、ここでは定番テーマ、多くの企業様が毎年継続しているお打合せ例を列挙します。
■「振返りペーパー」をその場で改訂
実際に使っておられる書類と、ざっくりした「今年の手ごたえ」をお聞きし、１時間の打合せの中で「現行フォーマットの問題（項目・記述の粒度など）」「追加・修正すべき視点・指標」「今期の手ごたえの背景・認識修正」を同時に行います。
毎年１回、少しずつ改善していく場合もありますし、数回のミーティングで「来年も使えるフォーマット」に変えてしまう場合もあります。
■振返りと新任引継ぎの同時作業
振返りペーパーの改訂を、新任のご担当者様も同席して行います。
翌年は新任者が振返りを行う訳ですが「フォーマットの意味」「ご赴任前の採用課題と結果」を早い段階で掴んでいただく事ができます。
時には「現在のご担当者様も知らなかった、かつての自社の取組」を弊社からお伝えすることもあります。
■「引継ぎ」そのものの外注（中継ぎとしてのピボット）
さらに乱暴なやり方としては「充分にできなかった引継」を弊社が代理することもあります。
初期の引継ぎは最低限のものに留め（それしかできず）「判らない経緯はピボットに聞く」という形。
弊社はどの企業様とも、5～10年以上継続して「壁打ち相手／質問対応／改善コメント」をご提供しています。
「貴社の採用施策と課題」を複数年にわたり把握していますから、いわば「外部データベース」「人間の形をしたAI（？）」としてご利用いただく形です。
■「社内キックオフ」の代替と「集中質疑」
人数の多い採用チームでは、振返り／戦略策定ともにパートをわけて行うことが一般的です。
市場理解と経験値、潰しておきたい疑問は担当者ごとに異なります。
一同揃って対処できれば良いですが「社内打合せ」はどうしても後回しになりがち。
「外部業者との打合せ」を名目に、多人数で同じ情報をもとに議論できる状態にします。
初任者を中心に「上司には聞きにくい素朴な疑問」を潰す「集中質問会」として実施することもあります。
また欠席メンバーには「録画」で見て頂くこともできます。
■ご着任数カ月後の「全体観のアップデート」
若手・新人の方や、転属された「意欲的な」リーダー様と行うミーティングです。
配属直後は「よく事情の分からない」状態で業務に追われますが、少し慣れたところで、「この施策は本当に効果があるのか？」「学生はなぜこのように動くのか？」「利用しているベンダー／サービスは適切か？」などの疑問が浮かんできます。
「言葉にできる問題意識」が生まれたところで、全体を俯瞰し、歴史的背景なども踏まえた質疑と「市場のブリーフィング」を行います。
―――――――――――――――――――――――――――
自社に適した「打ち合わせの使い方」をご提示します
―――――――――――――――――――――――――――
上に記した形式はあくまで一部です。
過去に個別相談のご利用が少ない企業様、「どう使えばよいか判らない」企業様、まずは「使い方の相談」をいただければ幸いです。
メールか簡単な電話やりとりで「テーマ」「形式」「事前準備の必要」などをご提示します。
080-3361-8481 （担当：豊崎）
日時調整は以下からも行えます。
ちょっとした隙間時間と「漠とした課題感」のままで結構です。
お問合せをお待ちしております。
https://app.spirinc.com/t/FnSXE-cdZcg0CfAVSpny_/as/h_TM_TW64YFZpDhw-3_NU/confirm-guest
【本資料に関するお問合せ】STUDENTSʼREPORT編集部[email protected]｜050-3649-7671
©株式会社ピボット「STUDENTSʼREPORT」は株式会社ピボットの著作物です。会員以外の閲覧および無断転送、複製、転載はご遠慮ください。